Mange trykkerier tar bare automatisering til et visst nivå, samtidig som produksjonsflyten – fra jobben kommer inn til fakturering – kan slåss med mange flaskehalser og feil underveis. Pat McGrew har statistikken i ryggen når hun lekser opp for europeiske trykkere og snakker om automatiseringens verdi.

Et trykkeri bør tenke som enhver annen produksjonsindustri. Men det er ikke tilfelle, sier analytiker Pat McGrew, en mangeårig profil i grafisk trykkeindustri og leder for analyseselskapet Keypoint Intelligence. Hun tar til orde for smart produksjon. En totalløsning som med automatisering endrer hvordan ordren kommer inn i et grafisk hus og hvordan jobben flyttes fremover i alle deler av produksjonen. Hvordan den gjennomføres, leveres og faktureres.

«Det er en hel start-til-slutt-løsning som ikke bare skjer på trykkerigulvet, men starter fra salgsstedet til jobbene er klare for kunden, at du tar penger fra dem,» sier hun og understreker at en smart virksomhet også gir positive effekter på hvordan salgsteamet selger, styrker i virksomheten og tilbudet ditt til kunden.

43 prosent av arbeidet er manuelt
Det gjennomsnittlige europeiske trykkeriet ser sin potensielle vekst gjennom prisendringer, høyere service og investeringer i bedre utstyr. Automatiseringsnivået i virksomheten vokser, men 43 prosent av arbeidet utføres fremdeles stort sett manuelt. Samtidig er den absolutt største flaskehalsen å håndtere mindre jobber i et betydelig større antall. Det krever automatisering for å forbedre effektiviteten ytterligere. Dette fremgår av en undersøkelse utført av EU Software Investment Service på vegne av Keypoint Intelligence.

For å realisere en smart produksjon fra topp til tå, er det viktig å investere i riktig system, som både effektiviserer og tar kontroll over kostnadene for alt utstyr og forbruksvarer i alle deler av kjeden. Igjen er det viktig å stille trykkproduksjonen synonymt med en produksjonsindustri. Pat McGrew sier at det er et spørsmål som mange trykkere ennå ikke har et klart bilde av: Hvordan går du fra en ordre til penger på en mest mulig smidig måte?

Programvare utnyttes ikke til fulle
Men å gjøre en solid analyse i selskapet, endre produksjonen og se hva som skjer hvis prosesser blir automatisert, er ikke noe man gjør i en fei. I følge Pat McGrew er en utfordring i seg selv å få de ansatte med på toget. I selskaper finnes det ansatte som er vant til å gjøre ting på en bestemt måte. Pat McGrew gir smertefulle eksempler på når hun har selskaper som har brukt mange penger på et fullverdig arbeidsflytprogram, nye arbeidsflytverktøy og opplæring av ansatte. Likevel er løsningen ikke i full bruk.

– Et år senere så vi at de ansatte hadde sluttet å bruke alle funksjonene i programvaren. De har likte kanskje ikke måten skjermen fungerte på, eller ville ikke skrive inn ting. I stedet hadde de et hemmelig regneark som de oppbevarte under tastaturet for å holde virksomheten i gang. Men eierne hadde ingen anelse med dette. De betalte fortsatt dyrt vedlikehold for omfattende programvare, men faktisk jobbet personene på gulvet med regneark. Du ønsker ikke å være det selskapet.

Benytter ikke alle løsningene
Under trykkeribesøk oppdaget hun også at selv om løsninger for å forhindre forskjellige flaskehalser allerede var installert, var de bare delvis i bruk eller ikke i det hele tatt.

– Ved å samarbeide med partnere kan dere bygge deres start til slutt-løsning så effektivt som mulig. Men du må faktisk bruke programvaren, og teamet ditt må bruke den riktig. Hvis det brukes feil, kan det ende med at det koster deg penger. Da vil du aldri være så effektiv som du kunne være. Og disse hindringene vil bare bli verre og verre. De løser seg ikke manuelt av seg selv.

Hvis implementeringen er vellykket, kan du frigjøre ansatte:
– Da kan du ta ansatte og sette dem til prosesser som ikke kan automatiseres. Du kan gjøre dem enda mer verdifulle og gi dem nye karriereveier. Vi vet også at hvis du kobler programvaren til utstyret ditt og sørger for at alle folkene i produksjonsflyten forstår sine roller og hvordan de skal samhandle i denne automatiseringen, fører det til slutt til økt effektivitet.

Velg fire jobber
For å gjøre en gjennomgang og analyse av hele arbeidsflyten, foreslår McGrew å velge fire forskjellige jobber å følge i hele produksjonskjeden: En verdifull jobb for selskapet, en jobb med god fortjenestemargin, en jobb i mellomtrinnet og en jobb du vanligvis aksepterer å gjøre til tross for at du virkelig hater den.
– Følg arbeidsflyten din og punktmerk hvert trinn, fra jobben kommer inn, se hva dine ansatte gjør i hvert trinn. Evaluer deretter deg selv.

Her er en rekke spørsmål som du bør stille til deg selv når du følger jobbene dine, og listen kan i utgangspunktet være så lang som noen: Hvordan ser ordreprosessen, arbeidsflyten og produksjonen ut og hvordan håndteres de? Har du overhodet en preflight-løsning, har du flere, eller altfor mange? Synkroniseres web-to-print-løsningen med maskinene du har kjøpt? Hvor er flaskehalsene dine, og hvordan løser du dem? Er det en kontinuitet i dine arbeidslags arbeidsprosesser?

– Hvis du kan samle informasjon fra hvert trinn i produksjonsflyten, får du tak i alle data. Du vet hvor ofte noe av utstyret svikter, om det er driftsstans, eller hvor raske arbeidsprosessene dine er. Du vet hvordan din ripp-løsning fungerer, hvor mye tid du bruker på å fikse den, og om den virkelig fungerer som lovet. Kanskje du kan bygge en prosess som løser vanlige problemer som oppstår når kunden sender inn filene sine.

– Du blir like god som enhver produksjonsindustri i noen annen bransje der ute. Det gjør deg konkurransedyktig.

Pat McGrew er godt klar over utfordringene i trykkeribransjen, og sier at en fullendt produksjon er selve essensen, enten du trykker bøker, plakater, skilt eller emballasje. Men hvis det er ansatte og team som gjør rutinearbeid og tar rutinemessige beslutninger hver dag, uke ut og inn, så er det mulig å automatisere.

– Det er ikke så vanskelig å gjøre, det kan kreve litt utdanning og profesjonell service, men vær ikke redd for det. Ikke vær redd for å spørre leverandøren din om trening og utdanning, da de kan hjelpe deg til å bli mer effektiv. Og ikke vær redd for å holde teamene dine ansvarlige for den treningen.

Trykksakskjøpere blir mer bevisste
Et annet argument for automatisering er at kunder, enten de er varemerkeeiere eller andre trykksakskjøpere, kommer til å være mer krevende. I fremtiden vil de ønske seg mer spesialiserte jobbløsninger og de vil være mer bevisste på hva som er mulig å produsere.

– Kunder kommer til å utfordre mulighetene dine for å få jobben ut av døren. Hvis du ikke kan løse problemene, vil du ikke kunne oppfylle kravene på en måte som driver virksomheten din fremover på en lønnsom måte.

Analyseselskapet Infotrends spurte 130 europeiske trykkerier på vegne av Keypoint Intelligence om hva de opplever som sine største problemer i produksjonsflyten, og hva de gjør for å gjøre virksomheten så lønnsom som mulig. Omtrent halvparten svarte at det handlet om å forbedre forskjellige integrerte arbeidsflytkomponenter. Det handlet hovedsakelig om å forbedre datasystemer, få et bedre inntak av ordrer og virkelig fange opp alle spesifikasjonene for jobben for å føre dem videre inn i prepress på en logisk måte. Å bygge for jobb-beregninger, integrering i forretningssystemer med mer er optimalt når ordrene strømmer gjennom produksjonen. Og hvis det er endringer i prosessene, bør de fanges opp automatisk.

Feil fører til tapte penger
I USA viser analyseselskapet Infotrends at opptil fire millioner dollar går tapt på grunn av feil som har oppstått i produksjonen. De fleste feil oppstår fordi kunden har sendt feil filformat eller design til trykkeren, eller det er gjort feil innstillinger fra operatørens side. Lenger nede på listen er det problemer i trykkpresser som for eksempel feilpasning eller linjer på trykket, men også problemer som oppstår ved ferdiggjøring og ordrehåndtering.

– Hvis du kan få grep om hvor du taper penger – hvor tid og materialer går tapt og hvorfor omarbeid koster deg penger og ikke blir regnskapsført – så kan du fange opp alt dette og deretter eliminere det, slik at det blir automatisert, og du ikke trenger å ta hånd om på det, sier Pat McGrew og påpeker at maskinene i større grad burde hjelpe deg:
– Bedre ting skjer, ordreflyten går raskere og marginene dine blir høyere. Og ja, samtidig lar du maskinene snakke bak ryggen din.

Tips for en smart produksjon:

• Kombinér prosesser gjennom automatisering.
• Koble programvare, utstyr og mennesker for å bygge en intelligent produksjonsplattform.
• Samle digital informasjon fra utstyr som er koblet til skyen.
• Beregn data (maskinstatus, volum av innkommende ordrer og følg med ved å undersøke vedlikeholdssykluser, serviceavtaler med leverandører og mer for å optimalisere produksjonen gjennom beslutninger i sanntid.
• Lag kvalitetsprodukter og tjenester som gir økt verdi til distribusjonskjeden.