Papirmølla hindrer både produktivitet og trivsel på arbeidsplassen, viser en ny global undersøkelse fra Adobe. Mer enn 8 av 10 (83 %) arbeidstakere føler seg hemmet av tungvint dokumentflyt. Et klart flertall (61 %) ville faktisk skifte jobb hvis det innebar mindre papirarbeid. Medier som musikk og film er digitalisert for lengst, men mange arbeidsplasser holder fast på fysiske papirdokumenter. Bare 6 prosent av dokumentene lagres i nettskyen.
Tungvinte dokumentprosesser har store konsekvenser for produktivitet, effektivitet og trivsel. Det viser Adobes nye studie, Paper Jam: Why Documents are Dragging Us Down, der mer enn 5.000 ansatte i USA, Storbritannia, Tyskland, Frankrike og Australia er intervjuet.
Studien viser at 83 % opplever at gammeldags dokumenthåndtering hemmer deres fremgang og produktivitet. Faktisk hevder hele 3 av 5 (61 %) at de er villige til å skifte jobb hvis det innebærer betydelig mindre papirarbeid. Mer enn en fjerdedel mener at hverdagslige oppgaver med uhåndterlige, ineffektive prosesser bremser deres karriereutvikling.
A4-arket henger etter
Vi ønsker å finne dokumenter like enkelt som annet digitalt innhold, men papiret henger igjen i forhold til f.eks. film og bilder. Adobes studie bekrefter at er klart flertall av oss vil ha tilgang til kritisk informasjon uansett hvor vi befinner oss, enten det gjelder arbeid (65 %) eller privat (60 %). Til tross for dette lagrer vi i snitt bare 6 % av dokumentene i nettskyen. 64 % av bildene og 57 % av musikken lagres digitalt, mot 41 % av dokumentene.
– Når det gjelder tilgang til andre former for digitalt innhold, som f.eks. musikk og bilder, er vi langt fremme, enten via skyen eller i lokale hjemmenettverk. Så hva er annerledes med dokumenter? I takt med at vi blir mer mobile vil forskjellen bli enda mer tydelig. Den utbredte bruken av tradisjonelle papirdokumenter bør være en wake-up call for virksomheter. Dette truer produktiviteten og de bør gjøre noe med det, sier Jenny Höglund, nordisk markedssjef for Document Cloud i Adobe.
– Halvparten innrømmer at de er følelsesmessig knyttet til dokumenter, omtrent som mange av oss i sin tid foretrakk vinylplater til tross for digitaliseringen av musikk. Men vi er sikre på at antallet papirentusiaster vil minske ettersom stadig flere prosesser, herunder digital signering, skjer digitalt, sier Höglund.
76 % hevder å være avhengig av papirdokumenter på jobben, og 52 % innrømmer altså å være følelsesmessig knyttet til papiret. I tillegg føler mange ubehag ved tanken på å bare ha digitale versjoner av viktige personlige og arbeidsrelaterte dokumenter (hhv. 55 og 40 %). Halvparten av oss tror vi fortsatt vil være avhengig av papir på arbeidsplassen om fem år.
Dokumentvedlegg gir to av fem hodepine
43% mener mengden e-postvedlegg gjør arbeidet mer komplisert. Ca 8 av 10 mener det mest frustrerende er å ikke kunne finne dokumenter og å kontrollere versjoner. 43 % har opplevd å miste viktig elektronisk informasjon eller dokumenter, og 7 av 10 av disse tapene skjedde pga. datafeil.
Adobe lanserer ny dokumentsky
Adobe lanserte nylig løsningen ’Document Cloud’, en ny skybasert tjeneste som vil gjøre det enkelt og trygt å håndtere alle dokumenter digitalt, både hjemme og på arbeidsplassen – og på tvers av enheter. Adobe Document Cloud gjør det blant annet mulig å skanne fysiske dokumenter via smarttelefonen, redigere dem og signere dem. Les mer om den nye løsningen her.
– Utfordringen med alle filene vi sender frem og tilbake er at de raskt hoper seg opp og gjør alt tungvindt. Ved å sende dokumentene via skyen fjerner vi problemene knyttet til dokumenthåndtering, sier Höglund.
Om undersøkelsen
Undersøkelsen er gjennomført av analyseselskapet Edelman Berland for Adobe og involverer mer enn 5.000 fulltidsansatte i alderen 18-70 år, som alle benytter en datamaskin daglig. Undersøkelsen ble gjennomført i perioden 8. til 20. februar 2015 og inkluderer landene USA, Storbritannia, Tyskland, Frankrike og Australia. For ytterligere informasjon, les hele rapporten her.
