Hva koster det egentlig å lage et ferdig produkt? Og hvor lang tid tar det fra bestilling til levering? Tidligere var det ren gjettelek for Profil Grafisk, men nå har de full kontroll over både tid og kostnader i virksomheten.
Profil Grafisk er en totalleverandør av skilt og dekor, andre grafiske tjenester samt trykte klær og reklameartikler. De har 19 ansatte og en omsetning på rundt 40 millioner kroner. De siste årene har de vokst mye og gjort flere tunge investeringer, deriblant en Swissqprint Nyala 4 flatbed, en Canon Colorado 1650 rullprinter og et Zünd-bord, G3 3XL-3200. Sommeren 2023 flyttet de inn i helt nybygde lokaler på Reinsvoll.
Siden våren 2024 har Ole Kristian Nyhus vært daglig leder.
– Profil Grafisk har opp gjennom årene hatt god organisk vekst takket være høy kvalitet og et godt rykte, men lønnsomheten har ikke holdt tritt med veksten. Min oppgave som ny daglig leder var å endre på det. Jeg kom til ferdig dekket bord med nybygg, en komplett maskinpark og kompetente ansatte, så det var egentlig bare et spørsmål om å få et godt system, sier Ole Kristian Nyhus.
Arbeidet med å finne et forretnings- og ordrehåndteringssystem startet da det ble klart at selskapet skulle flytte til nye lokaler. Forutsetningen var at systemet skulle passe Profil Grafisks virksomhet med mange forskjellige typer jobber og en stor kundebase på rundt 900 handlende kunder.
Da det nye bygget var på plass, bestemte de seg for å gjøre en mer dyptgående analyse av hvilke alternativer som fantes på markedet og hvilke av disse som kunne passe best til deres virksomhet. Svenske Haikom dukket opp som et mulig alternativ, og Profil Grafisk foretok derfor referansebesøk hos to selskaper i Gøteborg-området som bruker systemet: Ackert Reklam og Billes.
– På den tiden var vi veldig usikre på hvilket system vi skulle investere i, de var alle gode på forskjellige måter. Under kundebesøkene fikk vi tilgang til systemet og muligheten til å stille spørsmål. Dette gjorde at vi fikk gode svar på det vi lurte på, hva systemet hadde og hva det manglet, sier Ole Kristian Nyhus og fortsetter:
– Det som gjorde at Haikom tok hjem seieren var rett og slett at de passet oss best, for de behovene vi har. Spesielt kalkyledelen var interessant for oss. Vi følte oss også trygge på at vi kunne vokse med Haikom.
Utviklet for grafisk bransje
Haikom er et svensk netthandels- og MIS-system som er utviklet spesielt for grafisk bransje og som dekker nesten alle grafiske prosesser, alt fra bestillinger og kostnadsberegninger til tilbud. Herfra kan Haikom anvende metadataene i alle prosess-steg frem til levering og fakturering, herunder automatisere produksjonsplanlegging, produksjonsoversikter, lagerhold, underleverandører, prepress, trykkemaskiner, ferdiggjøring, distribusjon og statistikk/informasjon osv.
Det er et skybasert SaaS-system der brukeren betaler en månedlig avgift. Haikom tar seg av servervedlikehold, sikkerhetskopiering, oppdateringer og kundesupport. Når det gjøres endringer i systemet, kommer det alle brukere til gode.
Det kan for eksempel være en kalkyle for en SwissQprint-maskin som kan eksporteres som en tom fil og brukes av en annen kunde som kan legge inn sine egne data. Dette gjør det enklere for nye kunder å komme i gang.
– Vi utvikler i henhold til bransjens behov og hva kundene snakker om. Vi ser en rød tråd i spørsmålene vi får og utvikler systemet basert på det. Ingen har sin egen unike Haikom-versjon, men alle har tilgang til den. Du velger om du vil bruke den funksjonen eller ikke, forklarer Daniel Kritz, COO hos Haikom.
Profil Grafisk innførte Haikom ved årsskiftet og har allerede sett fordeler med systemet. Stian Sakshaug, produksjonsleder, var involvert i prosjektet fra starten av.
– De har gode kalkylemodeller og fleksibilitet i alle prosesser, noe som er viktig fordi alle våre oppdrag er forskjellige. For eksempel har produksjonen bedre kontroll over hvor lang tid en jobb tar, produksjonstiden er direkte knyttet til kalkylen. I tillegg er det kort vei til Haikom og lett å få hjelp, sier Stian Sakshaug.
Gikk etter magefølelsen
Pris er en viktig faktor i denne sammenhengen.
– Før gikk vi etter magefølelsen. Nå tar vi betalt for det vi faktisk bruker i form av tid og penger, det er en helt annen kontroll. Når man prissetter basert på muntlig dialog, får man en følelse av hva det skal koste, men man glemmer kanskje ting som kostnader for materialer eller distribusjon. Systemet inkluderer alle kostnader og foretar en kalkyle basert på det, sier Ole Kristian Nyhus.
Kristian Hamar, forretningsutvikler hos Profil Grafisk og tidligere daglig leder, husker hvordan det pleide å være:
– Da jeg startet hos Profil Grafisk i 2019, hadde vi en prisliste for PVC-bannere som var seks år gammel. Den tok ikke hensyn til endringer i råvarepris eller lønnsøkninger. Nå er det en del av beregningen. Som for eksempel duken på skjærebordet, som skal skiftes hvert tredje år, og det ligger som en kostnad på maskinen.
Det betyr imidlertid ikke at prisene har stukket i været.
– Dette er ting vi har priset for høyt før og andre for lavt. Beregningen viser hva vi må ta oss betalt for å gå med fortjeneste. Det betyr at enkelte ting har gått opp i pris og andre har gått ned. Vi tar riktig pris og kan dermed bli mer konkurransedyktig på enkelte produkter som tidligere var for dyre, sier Kristian Hamar.
Besparelser med prosessautomasjon
En annen fordel som Profil Grafisk nevner er at de har full tilgang til backend-delen av systemet.
– Dette betyr at vi ikke er avhengige av at noen hos Haikom skal være tilgjengelig hele tiden. Kompetansen finnes i eget hus og vi kan gjøre endringer selv, og så får vi støtte når vi trenger det, sier Ole Kristian Nyhus.
– Forretningsfilosofien er å ha så mange fornøyde abonnenter som mulig, ikke å selge så mange konsulenttimer som man kan. Jeg vil si at det er forskjellen mellom Haikom og andre leverandører, sier Petter Langkaas hos BizDoc, som selger Haikom i Norge.
Petter Langkaas sier at det er et tema som går igjen når han møter kunder rundt om i landet. Mange av dem er rettet mot kunder i nærområdet, og dette betyr at oppdragene varierer mye. Det er både stort og smått, noe som betyr at automatisering i form av en robot sjelden lønner seg. Dette krever større volumer og tilbakevendende jobber. For mindre aktører er det snarere prosessautomasjon som kan være nøkkelen til å jobbe smartere og dermed få mer penger på bunnlinjen. Noe som også godt beskriver hverdagen til Profil Grafisk.
– Et system som Haikom gir mer struktur og kontroll gjennom hele prosessen, og man kan følge med på hva som skjer i hele bedriften hver dag. Det blir også enklere å forsvare prisen overfor kunden når man har alt underlaget og kan forklare hva som ligger til grunn for prisingen. Også ting som automatiske varsler som går ut til kunden gjennom hele leveringsprosessen. Jeg tror kunden oppfatter det som mer profesjonelt – samtidig som det sparer tid, sier Petter Langkaas.
Haikom har omtrent 100 grafiske kunder i Sverige. På kort tid har de også hatt en håndfull installasjoner i Norge. Og flere kommer, i hvert fall hvis man skal tro Petter Langkaas og Daniel Kritz sine prognoser.
– Vi har ganske mange interesserte i Norge og flere på gang. Vi fokuserer på Sverige og Norge, men har ingen hast med å vokse og ønsker å gjøre det på en bærekraftig måte. Kvalitet fremfor kvantitet, sier Daniel Kritz.
– Det er et svært skalerbart system som kan brukes av både enkeltmannsforetak og store selskaper. Tanken er å prøve å få én ny kunde i måneden i Norge neste år. Det er en rimelig vekstrate, vi bygger stein for stein, sier Petter Langkaas.
Ser mot et mer lønnsomt 2026
Etter nesten et år med systemet begynner ting å roe seg for Profil Grafisk. Overgangen har gått smidigere enn forventet.
– Vi hadde ingen driftstopp da vi introduserte systemet. Vi forventet noen problemer de første 14 dagene, men det skjedde ikke. Den største utfordringen har vært endringer i rutinene, sier Ole Kristian Nyhus.
Daniel Kritz hos Haikom roser også Profil Grafisk for hvordan de har gått til verket:
– Fremfor alt var de veldig flinke til å gjøre godt forarbeid og sammenligne oss med andre. De forsto at det er deres prosjekt som vi støtter dem i, som leverandør kan vi ikke bestemme hvordan de skal utvikle virksomheten sin.
Teamet i Profil Grafisk har også lært ting underveis.
– Vi har begynt å få en god struktur for volumproduksjon, men har fortsatt mye å gjøre når det gjelder spesialprodukter. Ingen forventer å kunne dra i gang et nytt system på et år, det blir sannsynligvis først det andre året vi vil kunne høste fruktene av det arbeidet. Det tar litt tid, man må være forberedt på det. Vi har bare så vidt startet med Haikom, men vi ser bare muligheter fremover, sier Kristian Hamar.
– Stian har et godt uttrykk som oppsummerer det hele: Før solgte vi artikler – nå selger vi jobber, sier Ole Kristian Nyhus.
Hvordan ser prognosen for 2025 ut?
– Året startet med et negativt resultat, så vi gikk over til et likviditetsbudsjett, tok visse tiltak og klarte å nå break-even i august. Vi går mot et nytt år med rekordomsetning – men også lønnsomhet. Det har vært en liten lønnsomhet tidligere år også, men alt er investert tilbake i selskapet. Nå skal vi bygge opp kapital og vi ser frem til et godt 2026, sier Ole Kristian Nyhus.
..og Haikom i 2026?
– Vi ser frem til å benytte enda mer av Haikoms funksjonaliteter fremover for videre automatisering av vår produksjon, kvalitetssikring og til beslutningsstøtte. Tid er penger både for oss og våre kunder. Med Haikom bør vi kunne forsterke egen konkurransekraft slik at kundene opplever oss som en supereffektiv samarbeidspartner.
